Die ganzheitlich flächendeckende Digitalisierung im Rathaus funktioniert nicht ohne eine für alle Nutzer verbindliche Schriftgut- und Dateien-Ordnung, individuell ausgerichtet auf die jeweilige Verwaltung. Und auch nicht ohne eine objektorientierte Vorgangs- und Aktenordnung.
Findsicherheit, Vorgangsvollständigkeit und Vorgansaktualität müssen für alle Berechtigten in jedem Fall gewährleistet sein, zumal i.d.R. mehrere Fachbereiche an einem Vorgang bzw. einem Objekt beteiligt sind, mitunter auch die Verwaltungsleitung.

Die Erstellung eines verbindlichen Ordnungsgerüstes (Aktenplanes/Produktplanes) und der ergänzenden Nutzungsrichtlinien ist ein Unterfangen, das in den meisten Rathäusern aus Zeitgründen nicht vorankommt, geschweige denn finalisiert ist.  Die von der KGST empfohlenen Produkt-Rahmenpläne bedürfen immer einer aufwendigen individuellen Ergänzung, Anpassung und Tiefgliederung. Auch die landesspezifischen Einheits-Aktenpläne haben sich als zu umfangreich und umständlich erwiesen, zumal darin die Vorgänge auf unterschiedlichste Sachgebiete aufgesplittet werden. Ein intelligentes DMS kann die Vorgangsinhalte zwar wieder objektorientiert zusammenführen, aber unverzichtbare Ordnungsbasis sind ein zur jeweiligen Verwaltung passender Aktenplan/Produktplan sowie die objekt- bzw. anlassbezogenen Teilakten, die von vornherein die Vollständigkeit von Inhalten und Metadaten eines jeden Vorgangs zu gewährleisten haben.

 Als optimale Lösung hat sich aber die detaillierte Ausgestaltung des jeweiligen Haushaltsplanes zum Produktplan erwiesen, u.z. unter Ergänzung

Wir haben eine Methode für die Produktplan-Optimierung und -Individualisierung sowie Gliederungs-Schablonen für alle wesentlichen Teilakten entwickelt – aus der Praxis für die Praxis. Damit wird dieses inzwischen bestens bewährte Ordnungsinstrumentarium für jedes Rathaus individuell passend bereitgestellt, und der jeweiligen Verwaltung wird die weitere Pflege der Schriftgut- und Dateienordnung in der Zukunft sehr leicht gemacht. Diese wesentlichen Grundvoraussetzungen können und sollten in jedem Fall geschaffen werden! Der Aufwand ist aufgrund unserer Erfahrung und Methode nicht groß, und nur über diesen Weg sind praxisgerechte Ordnung, nachhaltig erfolgreiches Dokumentenmanagement und somit die reibungslose Digitalisierung der Verwaltung gewährleistet!

Mit diesem für alle Nutzer leicht verständlichen Ordnungsgerüst hört die zeitfressende Sucherei auf, für die meistens heute noch gut 1/3 der Arbeitszeit verbraucht wird. Auch die unterschiedlichsten Ordnerverzeichnisse aus den „persönlichen“ Explorenerstrukturen, die v. a. im Vertretungsfall nicht zum Ziel führen, sind dann obsolet. Das „AKten- und Schriftgut-Nirwana“ hat eindlich und tatsächlich ein Ende !!!!!

Damit ein DMS-Projekt rundum gelingt, muss auch die Projektierung optimal ablaufen. Voraussetzungen, Schrittfolge, Maßnahmen und Regelungen gilt es richtig zu kombinieren. Auch dabei helfen wir Ihnen kostengünstig und mit unserem umfassenden Know How aus der Begleitung vieler Projekte in hessischen Kommunalverwaltungen..