Ihre Zielsetzung ist die Verwaltung 4.0
Wir haben die Lösung:
Dokumentenmanagement (DMS)
als ganzheitliche Lösung
für das Rathaus
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltungen schreitet voran.
Die Umstellung von Papierakten auf digitale Akten wird Pflicht. Die optimale Lösung rund um das Dokumentenmanagement und die E-Akte erfordert kompetente Beratung und Begleitung.
Durchdachte Organisaion macht die Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen einfach und intelligent.
Mit DMS ganzheitlich digital
Intelligent flexibel
Unabhängig von der Größe der Verwaltung, egal ob es um spezielle Anforderungen oder komplexe Abläufe geht – nur eine professionelle Beratung und Begleitung ermöglicht die passende Lösung, mit der die digitale Verwaltung optimal funktioniert und intelligent unterstützt wird, bis hin zur Papierlosigkeit.
Vollständig verzahnt
Die Vorteile sind deutlich und plausibel: Eine flächendeckende und vollständige Verzahnung der Verwaltungsabläufe mit bewährten digitalen Instrumenten – speziell die richtige DMS-Beratung auf Grundlage professionellen DMS-KnowHows – ermöglicht ganzheitliches, rationelles und informationssicheres Arbeiten und zeitgemäß organisierte Arbeitsplätze.
Maßgeschneidert
Die E-Akte und das DMS müssen vollumfänglich auf die öffentliche Verwaltung zugeschnitten sein und alle Lösungen für die tägliche Arbeit im Sinne des E-Governments bieten.
Alles aus einer Hand
Organisatorische Beratung, Entwicklung individueller Lösungen, Einführung, Schulung und Betreuung bekommmen Sie aus einer Hand. Realisieren und optimieren Sie Ihre digitale Verwaltung und starten auch Sie mit der E-Akte und der optimalen DMS-Lösung.
Prozessorientierte Digitalisierung mit bewährten DMS-Lösungen
Zeitsparend, sicher und effizient
Mit dem richtigen DMS wird die verwaltungsweite Schriftgutorganisation, vom Posteingang bis in’s Archiv, digital, schnell, übersichtlich und sicher. Gleichzeitig wird die gesamte Bürokommunikation, intern und extern, zeitsparend und höchst rationell. Auf den Punkt gebracht: Sie ersetzen die bisherige (meist uneinheitliche) Papier- und Datei-Verwaltung ganzheitlich durch die organisierte, stets vollständige und für alle Berechtigten transparente E-Akte.
Bekannte Logik - digital gedacht!
Die Ablage-Logik entspricht der in Papierform, aber das Handling ist viel sicherer und einfacher, zeit- und platzsparend, eben digital.
Alle Informationen, ob digital oder gescannt, extern oder intern generiert, werden revisionssicher und zentral archiviert und für alle Berechtigten sichtbar und zuverlässig bereitgestellt.
Wir stehen an Ihrer Seite
Gerne beraten und unterstützen wir Sie während des Einführungsprozesses und danach auch vor Ort.
Mit Anwenderschulungen und vorbereitenden Organisations-Workshops werden Sie professionell dafür gerüstet, mit der Akte optimal zu arbeiten.
DMS-gestützte Bürokommunikation
Erleichtern Sie sich die Adress- und Terminverwaltung, den E-Mail-Verkehr, EGVP, das Verfassen und Versenden von Serienbriefen und alles, was interne und externe Kommunikation bedeutet. DMS erspart Ihnen ungeheuer viel Zeit. Dabei erledigen und klären Sie die jeweiligen Sachverhalte zuverlässig, ganzheitlich und voll integriert in Ihrem Dokumentenmanagement.
Der Posteingang wird digital
Modulare Lösungen für individuelle Bedürfnisse
Das Fundament ist das nach Ihrem Bedarf ausgewählte Dokumentenmanagementsystem, das den Posteingang und die Weiterverarbeitung digitalisiert. Dafür bieten heutige DMS-Versionen modulare Lösungen an, ganz nach den speziellen Verwaltungsbedürfnissen. Der digitale Posteingang vereinfacht Ihren Postlauf erheblich, u.z. vollintegriert, ohne aufwändige Hardwarevoraussetzungen und Software-Installationen. Bereits in der Grundausstattung ist in der Regel alles enthalten, was für eine effiziente digitale Postbearbeitung notwendig ist.
Automatisierter Workflow für rationelle Postbearbeitung
Scanmodul, OCR-Texterkennung und Posteingangsmaske sind von Beginn an mit an Bord. Somit können die Dokumente automatisch als Stapel gescannt, separiert und automatisiert an intelligente Workflows weitergeleitet werden Der Workflow übernimmt die automatische Verteilung, beschleunigt die Bearbeitung und stellt die Transparenz des Bearbeitungsweges und der verteilten Inhalte sicher. Egal ob gescannt, per E-Mail oder per EGVP – alle eingehende Post findet den richtigen Weg.
Erhebliche Zeitersparnis – höchste Effizienz und Sicherheit
Aufgaben verteilen, die zuständigen Sachbearbeiter/innen informieren, Fristen definieren und Wiedervorlagen senden, das organisiert ein modernes DMS schnell, sicher und zuverlässig für Sie.
Noch mehr: Annotationen im Dokument, vollautomatische Versionierung, Aktivitätenprotokoll, elektronische Signatur ermöglichen eine höchst sichere und effiziente Bearbeitung der Posteingänge.
Wir sind Ihr Organisationspartner bei der Einführung, unabhängig vom ausgewählten Produkt
Die Einführung des digitalen Posteingangs ist weniger ein IT- als vielmehr ein Organisationsprojekt. Wir finden mit Ihnen gemeinsam die Antworten auf die Fragen: wo und wann soll gescannt werden, welche Module und welche Workflows sind erforderlich, welcher fachliche Schutzbedarf besteht und welche Aspekte sind außerdem zu berücksichtigen? Wir führen Sie und Ihre Mitarbeiter in die neue Lösung hinein und behalten die Kosten-Nutzen-Relation im Blick. Mit uns steht Ihnen ein Partner zur Seite, der Sie bei jedem Prozessschritt unterstützt
Sicherheit & Komfort, vollintegriert – aus einer Hand!
Eine System- und Webanwendungsprüfung des Dokumentenmanagementsystems und des ggf. integrierten Ratsinformationssystems sollte von einem BSI-zertifizierten IT-Sicherheitsdienstleister durchgeführt werden. Die Informationssicherheit muss nachweislich bestätigt werden.
Sämtliche Funktionen für die reibungslose Organisation und transparente Kommunikation der Gremienarbeit stehen also zur Verfügung: Daten und Dokumente sammeln, bereitstellen und online veröffentlichen.
Mit der Kombination aus DMS, Sitzungsdienst und Ratsinformation erhalten Sie wiederum eine ganzheitliche Lösung.
ERATH ORGANISATION – IHR PARTNER IN HESSEN
Unsere Dienstleistungen zur DMS-Einführung und Digitalisierung Ihres Rathauses
Wenn es um das E-Government, die E-Akte und die Verwaltung 4.0 geht, Sie können sich ganz auf unsere in Jahrzehnten entwickelte Expertise verlassen.
Einführung und Ausbreitung des E-Governments ist mit größeren Investitionen verbunden. Darum haben eine kosten-/nutzenorientierte ganzheitliche und individuelle Beratung und Planung hohe Priorität. Es stehen folgende Fragestellungen im Fokus:
- Was ist machbar einerseits und notwendig andererseits?
- Was ist an Vorbereitung, Anpassung und Unterstützung bei der Realisierung notwendig?
- Welche Kosten entstehen bei der Einführung und in der Folge auf viele Jahre gesehen?
- Welche realistischen und überzeugenden Argumente sprechen für die Investition?
Für die Beantwortung dieser und weiterer Fragen stehen wir Ihnen zur Verfügung. Und selbstverständlich in der dauerhaften Betreuung.
