Dienstleistungen

Die richtige Synthese aus DMS-Software und einem platzsparenden Ablagesystem für wichtige verbleibende Originale vermeidet zeitraubende Medienbrüche. Denn auch die Originale werden im DMS erfasst und verwaltet.

Die optimale Lösung will beraten, geschult und begleitet sein.

Unser Leistungsangebot

Digitale Archivierung – Scanservice

Eine unser Kernkompetenz ist die digitale Archivierung mit modularem Dienstleistungs-Portfolio – insbesondere die Vermittlung wirtschaftlich optimaler und sicherer Scandienstleitungen.
Unser Kundenberater steht Ihnen jederzeit zur Seite.

Mit Einführung eines für die Verwaltung ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems stellen sich immer auch die Fragen: Welche Altakten bzw. bereits vorhandenen Aktenbestände und zukünftig noch hinzukommenden Schriftstücke bzw. Akten gilt es sinnvollerweise zu scannen?

Die umgekehrte Frage ist, was soll im Original aufbewahrt werden? Und was kann unter Beachtung der TR RESISCAN – Richtlinie ersetzend gescannt werden?

Hierzu empfiehlt sich die Beachtung der schriftgutbezogenen Schutzbedarfsanalyse, wie sie von der KGST aufgestellt worden ist. Aber auch individuelle Interessen und Absichten einer Kommune, z.B. im Sinne einer unbefristeten Archivierung von Originalen für die Nachwelt, wollen Berücksichtigung finden.

Die Beratung, was wann wie dem Scanprozeß zugeführt werden soll, also eine regelrechte Scanstrategie, in Verbindung mit der passenden Auswahl notwendiger physischer Ablagebehältnisse, können Sie von der ERATH ORGANISATION erwarten. Ebenso die Empfehlung oder die Vermittlung wirtschaftlich optimaler und sicherer Scandienstleistungen durch entsprechend bewährte Dienstleister.

Ordnung durch Akten-, Haushalts-, Produktplan

Der Aufbau einheitlicher Ordnungsstrukturen für das gesamte Schriftgut- und Dateienwesen einer Verwaltung ist wesentlich und unverzichtbar für Vollständigkeit und Findsicherheit aller Vorgänge und Dokumente.

Beim Aufbau und der Anpassung des Ordnungsplanes geben wir unseren Kunden die optimale Empfehlung, ebenso vermitteln wir in der regisafe-Schulung die richtige Benutzung der objektbezogenen Teilakten und ihre Tiefgliederung. Fertige bewährte Teilaktenschablonen stehen zur Verfügung. Ein haushaltsplannaher Produktplan in Verbindung mit schematisch gegliederten Teilakten auf Basis einheitlicher Benutzungsrichtlinien, so definiert sich das Erfolgsrezept der Schriftgut- und Dateienordnung.

In jedem Fall können Sie auch hier mit unserer Unterstützung rechnen, denn wir möchten, dass Sie alle Vorzüge des regisafe-Dokumentenmanagements nutzen können und an allen Arbeitsplätzen mit Begeisterung und Konsequenz die Digitalisierung vorangebracht wird.

Finden statt Suchen wird Realität mit mind. 25 und mehr % Zeiteinsparung!

Organisation vom Post-eingang bis ins Archiv

Beratung des digitalen DMS-Workflows und der physischen Ablagen und Archive gehören zum Leistungsspektrum der ERATH ORGANISATION. Es werden alle Medien integriert und selektiv auch der Nachwelt erhalten

Aus Sicherheitsgründen wird i.d.R. der gescannte Posteingang – einfach als Stapel und nach Datum chronologisch geordnet – in stapelbare Archivboxen mit Frontklappe gesteckt. Eine Zeitspanne von bis zu 1 Jahr wird diese Ablage vorgehalten – danach wandert das meiste in die Aktenvernichtung. Aber manches „Besonderes“ soll der Nachwelt erhalten bleiben und wird unbefristet dem historischen Archiv übergeben. Regisafe gibt hierfür die Anleitung, denn mit dem Scanvorgang und auch beim Generieren und Erfassen digitaler Schriftstücke kann im regisafe gleich das Kriterium „archivwürdig“ vergeben werden. Damit wird dem Archivar/der Archivarin die Arbeit leicht gemacht.

Und im Archiv warten materialgeprüfte und zertifizierte Behältnisse aller Art, um das bleibende Archivgut zu „konservieren“.

Beratung und Einrichtung aller physischen Ablagen und Archive gehören zum Leistungsspektrum der ERATH ORGANISATION. 

 



Archivario

Kontaktieren Sie uns gerne bei Fragen

06631 / 91882-0

Mo. – Do.   8:00 – 16:30 Uhr
sowie Fr.    8:00 – 14:00 Uhr

Büroanschrift
Ernst-Diegel-Straße 5 | 36304 Alsfeld

Email  info{at}erath-organisation.com

Unsere Dienstleistungen im Bereich DMS

Die Optimierung von Büromanagement und Schriftgutverwaltung

Die Verbindung der klassischen mit den aktuellen Medien (Papier + Datei) ist dafür unverzichtbar.
Das heißt: Passende Ablagesysteme und die richtige DMS-Software zu kombinieren. Durchgängigkeit der Ablage vom Arbeitsplatz bis ins Archiv erfordert funktionierende Workflow-Instrumente und eine klare Ordnung der Originaldokumente und der Dateien.

DMS Einführung

Einführung / Aufbau

Wir sind Ihre Berater und Begleiter mit langjähriger Erfahrung und technisch-organisatorischem KnowHow

Eine Verwaltung auf ein ganzheitliches Dokumentenmanagementsystem umzustellen, bedeutet nicht nur die Installation einer neuen Software mit einheitlicher Arbeitsorberfläche, sondern viel mehr:

Alle Arbeitsprozesse – sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation und Abwicklung – bedürfen einer Analyse und Neuausrichtung, im Sinne der wirtschaftlichen und ergonomischen Optimierung.

Die Beratung und die Begleitung durch Experten mit eigener Verwaltungs-Erfahrung und technisch-organisatorischem DMS-KnowHow sind hierfür unverzichtbar.

Genau dieses Potenzial und diese Erfolgsfaktoren finden Sie in der ERATH ORGANISATION.

Eine passende und für alle Nutzer verträgliche DMS-Projektierung berücksichtigt die bestehende Verwaltungsstruktur und gibt Projektleitern und Usern bewährte Spielregeln (Anwendungsrichtlinien) für die erfolgreiche DMS-Einführung mit auf den Weg.

Eine konsequente Anwendung wird durch deren Beachtung erleichtert, aber auch notwendig.

Nicht zuletzt gilt es, für eine kompatible Verwaltung, Ablage und Archivierung verbleibender oder der Nachwelt zu erhaltender Originale zu sorgen. Auch diese Lösung bietet die ERATH ORGANISATION in Verbindung zwischen dem DMS und den physischen Ablage-Einrichtungen.