Die Notwendigkeit der Schriftgut- & Dateien-Organisation

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Für das Ablegen eines Dokumentes im Archiv werden einschließlich der Sachmittelkosten im Schnitt pro Blatt ca. 0,37 EUR aufgewendet, während für das Wiederfinden Kosten von ca. 1,87 EUR entstehen. Ebenfalls pro Blatt versteht sich!

Quelle: Langzeitstudie der Freien Universität Berlin

Welch ein Produktivitätsverlust, wo doch der Tätigkeitszweck in Behörden, Verbänden, Unternehmen, Krankenhäusern, Banken und anderen Institutionen ein ganz anderer ist!

Durch die explosionsartige Vermehrung digitaler Schriftstücke bzw. Dateien wird das Problem nicht geringer, im Gegenteil.
Der Wildwuchs in Arbeitsplatz-bezogenen Explorern führt früher oder später zum „Nirwana“, erst recht in Vertretungssituationen.

Zudem gibt es immer noch reichlich Papierakten und -schriftstücke, obwohl man in den frühen 80er Jahren bereits „das papierlose Büro“ kurz- oder mittelfristig voraussehen wollte.

Es gilt heute alle Medien miteinander zu verbinden, und zwar so, wie sie sachbezogen, besser gesagt objekt- oder projektbezogen, zusammengehören. So daß auf schnellstem Weg jede Information, jede Unterlage, jeder Vorgang, jede dazugehörende Adresse gefunden werden, egal ob als Datei produziert, als Papiervorlage gescannt, als Email in’s Haus gekommen, als interne Information weitergeführt, als Notiz vermerkt oder im Original in Akten und Heftern aufbewahrt. Genau zur richtigen Zeit muß jede Information themen- bzw. objektbezogen greifbar sein, sei es für die Sachbearbeitung, als Entscheidungsgrundlage, als Sitzungsvorlage, als Information für strategische Zwecke oder auch für die geordnete Langzeit-Archivierung; manches sogar, um es der Nachwelt unbefristet zu erhalten. Wie wichtig Inhalt und Zeitpunkt einer Information sind, zeigt sich nicht nur dort, wo es um wirtschaftliche Erfolge geht, sondern z. B. auch, wenn es um optimale Entscheidungen und nachvollziehbare Maßnahmen oder um die Absicherung eines Prozesses geht.

Die optimale Verfügbarkeit von Unterlagen und Informationen und damit ihre eindeutige Ablage und platzsparende Unterbringung braucht System

Konkrete Systemkomponenten sind:

– organisatorisch eine verbindliche Ordnungsstruktur (Aktenplan / Produktplan)
– physisch eine zeit- und raumsparende Ablage +Archivausstattung für wichtige oder dauerhaft zu erhaltende Originale,
richtigerweise in Korrespondenz mit DMS + elektronischem Archiv
– digital ein vernetztes Dokumentenmanagement (DMS) + eine elektronische Archivverwaltung
– ablauftechnisch ein organisations- und objektbezogener Workflow

Die Einführung einer optimalen Ablage und eines passenden DMS erfordert Analyse + Beratung + Konzeption + Einführungsbegleitung + Betreuung.

Dafür steht Ihnen die ERATH ORGANISATION GmbH zur Verfügung.

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