Die Notwendigkeit der Schriftgut- und Dateien-Organisation
Das Ablegen/Zuordnen und v. a. das Suchen von Unterlagen, Schriftstücken, Vorgängen, Akten verbraucht im Alltag deutscher Verwaltungen, Archive und Fachabteilungen sage und schreibe gut 1/3 der Arbeitszeit !!!
Welch ein Produktivitätsverlust, wo doch der Tätigkeitszweck in Produktions-, Dienstleistungs-, Handels- oder
Beratungsunternehmen, in Verbänden, Krankenhäusern, Arztpraxen oder in Behörden, ein ganz anderer ist.
Durch die explosionsartige Vermehrung digitaler Schriftstücke bzw. Dateien wird das Problem nicht geringer, im Gegenteil.
Der Wildwuchs in Arbeitsplatz-bezogenen Explorern führt früher oder später zum "Nirwana", zumindest für jeden, der nicht
über den Arbeitsplatz herrscht, v. a. bei Vertretungen oder Teamarbeit.
Zu allem Übel gibt es mehr Papier als in den frühen 80er Jahren, als man "das papierlose Büro" bereits voraussehen wollte.
Es gilt heute die Medien miteinander zu verbinden, und zwar so, wie sie sachbezogen zusammengehören. So daß auf
schnellstem Weg jede Information, jede Unterlage, gefunden wird, egal ob als Datei produziert, als Papiervorlage gescannt,
als Email in's Haus gekommen, als interne Information weitergeführt, als Notiz vermerkt oder im Original in Akten und Heftern
aufbewahrt. Genau zur richtigen Zeit muß jede Information themenbezogen greifbar sein, sei es für die Sachbearbeitung, als Entscheidungsgrundlage, als Sitzungsvorlage oder als Information für strategische Zwecke. Wie wichtig Inhalt und Zeitpunkt
einer Information sind, zeigt sich nicht nur dort, wo es um wirtschaftliche Erfolge geht, sondern z. B. auch und umso existentieller,
wenn es um gesundheitliche, medizinische Entscheidungen und Maßnahmen oder um die Absicherung der eigenen (Verhandlungs)Position geht.
Die optimale Verfügbarkeit von Unterlagen und Informationen und damit ihre eindeutige Ablage und platzsparende Unterbringung braucht System.
Konkrete Systemkomponenten sind: | |
- organisatorisch: | eine verbindliche Ordnungsstruktur (Aktenplan / Dateienplan) |
- physisch: | eine zeit- und raumsparende Registratur+Archivausstattung, |
- digital | ein vernetztes Dokumentenmanagement (DMS) + elektronisches Archiv |
- ablauftechnisch | ein organisations- und sachbezogener Workflow |
