Treffen Sie eine Entscheidung !
Sie bekommen Post auf den Tisch (hoffentlich in den roten Eingangskorb hinein), von der Poststelle, vom Chef, von den Kollegen. Immer, wenn Sie einen neuen Vorgang das erste Mal in die Hand nehmen (aus dem Eingangskorb heraus), müssen Sie sofort eine Entscheidung gemäß der folgenden Tabelle treffen. Wenn Sie das konsequent tun, werden Sie effizient und stressfrei arbeiten. Sie haben damit nämlich den wichtigen Schritt auf dem Weg zur Verbesserung Ihrer persönlichen Arbeitstechnik getan. Entscheiden Sie, sobald Sie einen Vorgang/ein Schriftstück in der Hand haben:
| Schriftstück/Vorgang hat ... | dann handeln Sie gemäß Ziffer |
| Keine Bedeutung für das Unternehmen | 1 |
| Informationswert für mich | 3 oder 5 + 11 |
| Informationswert für andere | 2 |
| Informationswert für mich und andere | 4 oder 5, eventuell 6 |
| dringende Bearbeitungsnotwendigkeit für mich | 8 oder 9 |
| nicht dringende Bearbeitungsnotwendigkeit für mich | 7 |
| Bearbeitungsnotwendigkeit für andere | 2 |
| Bearbeitungsnotwendigkeit für andere, Kontrolle durch mich | 10 |
| 1 | = Ablage P (in den Papierkorb) |
| 2 | = auf Schriftstück sofort Namen des zuständigen Mitarbeiters notieren und in Korb "Ausgang" |
| 3 | = lesen, vernichten |
| 4 | = lesen, anschl. sofort weiterleiten |
| 5 | = in Mappe "Lesen" einordnen |
| 6 | = Kopie weiterleiten |
| 7 | = Bearbeitungshinweis in Outlook erstellen, Schriftstück in Arbeitsplatzablage einordnen |
| 8 | = sofort durchführen |
| 9 | = Aufnahme in Outlook-Aufgaben, Schriftstück in Arbeitsplatzablage einordnen |
| 10 | = Bearbeitungshinweis in Outlook erstellen, Schriftstück in Korb "Ausgang" |
| 11 | = Information verwerten (z.B. Zuordnen in Arbeitsplatzablage) |
Sie müssen alles zuordnen! Und bitte: Legen Sie keine Mappe „Verschiedenes“ an“! Wenn Sie z.B. einen Vorgang auf den Tisch (nein, besser: in den roten Eingangskorb) bekommen, den Sie lesen müssen, und Sie haben jetzt keine Zeit dafür, dann brauchen Sie auch einen Platz für diese Unterlage, damit sie nicht wieder zurückwandert. Ich habe mir für diesen Zweck eine Mappe „Lesen“ eingerichtet. Da kommen solche Unterlagen hinein. Und wenn ich Zeit habe, dann hole ich mir die Mappe „Lesen“ hervor.
Übrigens: Ich nutze dafür auch Geschäftsreisen (die ich konsequent mit der Bahn antrete).
Durchdenken Sie bitte diese Tabelle sorgfältig. Es entwickelt sich mit ein wenig Übung ein Automatismus, der Ihnen hilft, sehr zügig alle Unterlagen zuzuordnen und damit auch schnell die tägliche Eingangspost zu erledigen.
Und bleiben Sie konsequent! Das ist entscheidend für Ihren Erfolg! Und noch ein wichtiger Hinweis: Werfen Sie alle Wiedervorlagemappen weg! Die Unterlagen gehören nicht in eine solche Mappe (was passiert denn, wenn die Unterlagen früher oder von einem Kollegen während Ihrer Abwesenheit benötigt werden?), sondern in Ihre Arbeitsplatzablage an einen klar definierten und auch für Ihre Kollegen erkennbaren Aufbewahrungsort (Ordnung z.B. nach Kunden, Projekten usw.). Sollte es mal ganz schwierig werden mit dem Aufbewahrungsort, dann machen Sie doch einfach einen Hinweis in Outlook.
