Nur ein Aufbewahrungsort für alle Unterlagen eines Vorgangs
Wir fassen zusammen, wie Sie Ihre Effizienz durch eine rationelle Arbeitsweise verbessern können. Ich beziehe mich dabei auf bereits veröffentlichten Tipps.
- Alle Unterlagen müssen zugeordnet werden können. Wenn Sie beim Zuordnen Schwierigkeiten haben: Neue Mappe anlegen!
- Erledigen Sie möglichst viele Arbeiten sofort, wenn Sie den Vorgang in der Hand haben. Das geht öfters, als Sie vielleicht denken!
- Unterlagen/Vorgänge gehören immer in die entsprechende Mappe der Arbeitsplatzablage. Benutzen Sie keine Wiedervorlagemappen!
- Handeln Sie immer sofort, legen Sie den Vorgang nicht wieder auf die Seite, nachdem Sie ihn aus Ihrem Eingangskorb genommen haben, bevor Sie eine Entscheidung gemäß der Tabelle im Tipp "Treffen Sie eine Entscheidung" getroffen haben. Sie nutzen Ihre Zeit auf diese Weise sehr effizient!
Ganz besonders wichtig ist es, dass Sie keine Unterlagen in Wiedervorlagemappen aufbewahren!
WARUM? Dafür gibt es drei entscheidende Gründe:
- Der Zugriff auf die Unterlagen ist erschwert, wenn Sie sie vor dem von Ihnen geplanten Zeitpunkt benötigen.
- Die Aufbewahrung in einer Wiedervorlagemappe ist nicht „personenneutral“. Auf eine personenneutrale Aufbewahrung kommt es im Unternehmen aber an. Es darf ja nicht sein, dass Ihre Kollegin oder Ihr Kollege Schwierigkeiten haben, an benötigte Unterlagen zu kommen, wenn Sie einmal unvorhergesehen nicht zur Arbeit kommen.
- Die Akten sind unvollständig, wenn sie nicht an einer einzigen, klar definierten Stelle aufbewahrt werden.
Ich möchte Ihnen das an einem kleinen Beispiel aus meiner Beratungspraxis erläutern: In einem Leasingunternehmen wurde tagsüber die Sachbearbeitung an den Leasingverträgen durchgeführt. Dabei kam es z.B. häufig vor, dass Unterlagen zu einem Vorgang angefordert werden mussten. Die Sachbearbeiter legten in diesen Fällen die Vorgänge in Wiedervorlagemappen, um den Eingang der angeforderten Unterlagen überwachen zu können. Abends kamen nun die Außendienstmitarbeiter ins Büro, um sich einige Akten für ihre am nächsten Tag vorgesehenen Kundenbesuche anzusehen. Die Folgen können Sie sich leicht ausmalen: Aktuelle (in Bearbeitung befindliche) Vorgänge waren nicht oder nur sehr mühsam aufzufinden, die Kundenakten waren zum Teil nicht vollständig, was zu Irritationen beim Kunden am nächsten Tag führte („Sind Sie eigentlich gar nicht informiert, was in Ihrem Unternehmen so gearbeitet wird?“ fragte mancher Kunde, wenn der Außendienstmitarbeiter die aktuellen Anfragen nicht gefunden hatte und deshalb im Kundengespräch davon überrascht wurde).
Also, die Konsequenz daraus lautet: Saubere Trennung zwischen Aufgabe und Unterlagen!
- die Aufgabe notieren Sie in Ihrem Outlook oder auch in Ihrem Tagesplan
- die Unterlagen legen Sie in Ihrer Arbeitsplatzablage ab – ungeheftet!
Bitte bedenken Sie, dass die Einhaltung des Prinzips „Nur ein Aufbewahrungsort für alle Unterlagen eines Vorgangs“ ein wichtiger Baustein einer effizienten Arbeitsweise ist!
