Die richtgen Hilfsmittel am Arbeitsplatz (A-K)
Welche Hilfsmittel brauchen wir für eine rationelle Arbeitsweise an unserem Arbeitsplatz und auf welche sollten wir verzichten ?
Dieser Frage wollen wir heute und in der nächsten Folge nachgehen
| Ablagekorb | Sinnvoll ? | Hinweise |
| Ablagekorb | nicht sinnvoll | direkt ablegen - am besten Loseblatt (sonst beginnt wieder das Suchen !) |
| Aktenplan | sinnvoll | Voraussetzung: unternehmensweiter Einsatz |
| Aufgabenplanung mit Outlook oder Lotus | sinnvoll | Vorteile u. a.: man vergisst nichts, systematische Planung, guter Überblick auch für die Vertretung |
| Ausgabekorb | sinnvoll | dort kommt alles hinein, was wir nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch weitergeben müssen |
| Boxen, Kästen für Hängemappen | sinnvoll | übersichtliche, platzsparende Aufbewahrung |
| Briefablagekörbe | nicht sinnvoll | bitte nur zwei Körbe (Ein- und Ausgang), keine weiteren Körbe, besser Hängeregistratur |
| Eingangskorb | sinnvoll | hier kommt alles neue rein, alles, was wir noch nicht gesehen haben |
| Explorer als Archivierungsgrundlage | bedingt sinnvoll | besser: Aktenplan, ggf. Archivierungssoftware |
| Formulare | sinnvoll | Aber: sparsam, möglichst elektronisch |
| Hängehefter | bedingt sinnvoll | warum am Arbeitsplatz heften ? |
| Hängeregistratur | sinnvoll | zur übersichtlichen Aufbewahrung von Hängemappen |
| Hängemappen | sinnvoll | schnellste Bearbeitung, sicheres Wiederfinden |
| Hängemappenboxen,-körbe | sinnvoll | zur übersichtlichen Aufbewahrung von Hängemappen |
| Handheld | sinnvoll | immer synchronisieren mit dem Desktop |
| Kästen, Boxen für Hängemappen | sinnvoll | übersichtliche, platzsparende Aufbewahrung |
| Kalender | sinnvoll | je nach Vorliebe: elektronisch oder per Hand führen - Abstimmung beachten ! |
| Karteikasten | bedingt sinnvoll | besser: elektronisch |
| Klarsichthüllen | nicht sinnvoll | keine Vorgänge in Klarsichthüllen aufbewahren, keine Stapel bilden, geeignet nur zur tempo-rären Aufbewahrung, z. B. zur Weitergabe |
| Konzepthalter | sinnvoll | aus ergonomischen Gründen (Gesundheitsschutz am Bildschirm-Arbeitsplatz!) |
30% der Verwaltungsarbeit werden mit Suchen und Ablegen von Akten verbraucht.
Mehr Effizienz durch personenneutrales Ablagesystem
NUTZERORIENTIERTE statt EDV-ORIENTIERTE Schriftgutverwaltung
Scan on demand – der Schlüssel zum Übergang auf die digitale Schriftgutverwaltung
Wissen nutzen – durch ein professionelles Dokumentenmanagement
ZEIT – RAUM – GELD sparen mit einem professionellen Dokumentenmanagement
Sind Original-Dokumente weder verzichtbar noch vernichtbar, hilft die optimale Kombination von Ablage + DMS
