Besprechungen

Vor einiger Zeit fand ich am Schwarzen Brett eines Unternehmens den folgenden Zettel:

Besprechungen – die moderne Alternative zur Arbeit!
Sie fühlen sich einsam?
Gehen Sie zu einer BesprechungSie können dort

• nette Leute treffen
• sich wichtig fühlen
• Flipcharts erstellen
• Ihre Kollegen beeindrucken
• Kaffee, Getränke und Knabbereien genießen

... und das alles während der Arbeitszeit.

Vielleicht werden in diesem Unternehmen auch so viele Besprechungen zu allen möglichen und unmöglichen Zeiten und Themen abgehalten.

Ich erinnere mich noch gut an meinen letzten Arbeitgeber. Dort lud uns (8 Abteilungsleiter) unser Chef immer am Montag zu einer Besprechung ein – und zwar zur besten Arbeitszeit um 9 Uhr. Wir nannten diese Besprechung MoMoKoKo (= Montagsmorgenskokoloreskonferenz). Eigentlich hätten wir diese Zeit gut für unsere Arbeit nutzen können – durften wir aber nicht!

In vielen Unternehmen sind die Besprechungen äußerst ineffizient. Sie finden zur falschen Zeit statt, mit den falschen Teilnehmern, mit den falschen Themen und überhaupt viel zu häufig.

Wenn in Ihrem Unternehmen die folgenden Regeln eingehalten werden, können erfahrungsgemäß bis zu 50% der Besprechungszeiten eingespart werden – und die Effizienz kann deutlich erhöht werden.

Regeln für Besprechungen Vorbereitung:
Bei der Vorbereitung einer Besprechung ist die folgende Vorgehensweise zu beachten:

• Thema/Tagesordnung festlegen
• Teilnehmerkreis festlegen
  Es kann auch sinnvoll sein, Teilnehmer nur zu einzelnen Punkten einzuladen
• TerminabstimmungVeranstaltungsort festlegen/reservieren
• Art der Besprechung festlegen

• Problemlösung
• allgemeine Information
• BrainstormingTermine rechtzeitig vereinbaren
• zeitlich limitieren (nicht mehr 90 Minuten,-maximal – im Ausnahmefall – 2 Stunden)
• Unterlagen vorbereitenUnterlagen rechtzeitig verteilen

 

Durchführung:

• für störungsfreien Verlauf sorgen
• Protokollführer/Sitzungsleiter bestimmen (immer getrennt)
• Regeln festlegen
• Redezeitausreden lassen
• zu Wort melden
• immer visualisieren
• Ergebnisprotokoll führen/verteilen
• Erledigungsvermerke und verantwortlichen Mitarbeiter festlegen (Kontrolle!)
• falls erforderlich: neuer Termin auch Nichtteilnehmer informieren

Bewährt haben sich auch Besprechungen im Stehen – sie sind wesentlich kürzer! Ich empfehle den Unternehmen, die ich berate, mindestens einen Besprechungsraum so einzurichten, dass dort im Stehen konferiert werden kann.